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給部屬一個明確的目標!

與部屬共同建立成長目標

為了達成整體業績,個人成長不可少

要輕鬆達到業績,最快速的方法就是提高部屬的工作效益,這句話的意思並不是要你使役他們,而是要善巧活用部屬的能力,讓部屬在職場上大大地活躍。有些上司凡事都要親力親為才會放心,因為覺得自己做起來效率比較快,成效也比較好,可是一個人的能力是有限的,越是大型的專案,應該就越需要部屬的力量來協助。

工作開始前首先要做的就是設定部屬的目標,我通常會要求主管填寫「業績‧成長目標認同表」,填寫表格留下白紙黑字是有必要的,如果只以口頭詢問部屬個人的未來目標,有可能發生當你事後詢問「你當時說過這種話吧?」的時候,竟然得到「蛤?我說過這種話嗎?」的結果,所以留下紀錄不管是主管或部屬,都可以隨時做確認。但如果每次都要填寫也會是一件很麻煩的事,恐怕無法持續下去,所以可以做成簡單的格式。也許有人會問「為什麼要設定公司的業績目標以及個人的成長目標?」,請把這兩個問題放在同一線上來思考,當業績目標設定為第一時,為了實現目標,個人就必須有所成長,所以才命名為「業績‧成長目標認同表」。

 

先稱讚部屬的優點,讓彼此的信賴感倍增

首先「業績‧成長目標認同表」由上司負責填寫,如果是新任主管,對部屬還不是這麼了解時,可以請教前任主管或是詢問部屬本人。認同表分成四個區塊,按照順序填寫內容。

  1. 左上角填寫部屬的優點,盡可能具體地列舉七八個。
  2. 左下區填寫部屬的成長課題,詳細地列出五六個,讓被部屬能夠深刻地感受到自己的問題所在。
  3. 右上區填寫業績以及成長目標,業績目標要根據公司內部決議的內容填寫,成長目標則要與部屬的成長課題相對應。
  4. 右下區填寫為了達成3,「部屬本人要怎麼做」以及「上司該怎麼支援和訓練」。

 

最後再根據這份認同表和部屬進行面談,讓對方接受被要求的課題,有些上司比較怯懦,如果擔心部屬會反彈,可以在認同表上大量誇讚部屬的優點。只要這樣大部分的部屬都會心情愉悅地接受,即使是一開始無法接受的人,只要仔細地說明,自然就能明白上司的意圖。在雙方取得認同之後,請每隔三個月進行一次面談,確認進度。

 

「工作流程」要確實不曖昧

光是擬定目標毫無意義,「如何進行」才是關鍵

假設A主管和部屬針對「業績.成長目標認同表」取得了認同,可是完全看不出部屬有任何改變的樣子,明明已經說好「要在期限內完成工作」,卻還是做不完;明明已經決定「在會議上要積極發言」,可是部屬從來不主動地發表意見,到底哪裡出了問題?上一節在填寫「業績.成長目標認同表」時已經說過,要針對部屬本人和上司的作法做具體的記載。但是,A主管和部屬即使立下的目標再美好,如果沒有付諸行動,一切就沒有意義了。那麼該怎麼做才能付諸行動呢?

舉例來說,有一個考生發下宏願「我要考上○○大學!」,不管他有再大的熱忱,如果只知道死讀書,要通過考試恐怕也很難。他應該要思考如何具體地安排考試對策,譬如「英文是我的弱點,所以我每天要背二十個單字」,或者「每個星期六進行考古題的模擬測驗」等。工作也是一樣,一旦擬定了目標,接下來就要思考如何執行,一旦決定了做法,下一步就要明確地寫出來,這點很重要。

 

工作事項越具體越好

假設有狀況起伏不定的部屬,工作品質也會參差不齊,甚至造成他人的困擾,因此,這個部屬的目標就要設定為「消除工作狀況的不穩定」,例如以下的例子。

.製作工作的確認細項表(將工作區分為數個小任務,讓部屬一一達成後得到小小的成就感)。

.早上一到公司,就寫出當天的作業內容,並讓其他人也知道。

.每兩個小時休息一次。

工作表現不穩定的原因在於不知道自己接下來該做什麼,或者感到疲累。這種情形不是光靠精神論就可以解決,只要安排一些簡單就能達到的工作細項,相信部屬也能維持在高度幹勁的狀態。其他,面對工作進度容易延誤的部屬則要求「立刻回郵件」;面對消極的部屬,則要求「在會議中至少發言三次」,至於部屬是否能做到,這就跟「業績.成長目標認同表」一樣,請上司和部屬一一確認並勾選「是否完成」。

 

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文章來源:《麥肯錫最強帶人管理術【全圖解/大開本】:用10個表格、30個驚人好習慣,帶出高效率、零失誤的部屬》/三采文化



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